English 
Português 
Español 
Realizar la primera contratación es uno de los hitos más importantes en la trayectoria de cualquier emprendedor en Estados Unidos. La transición de operar solo a convertirse en empleador activa una serie de obligaciones legales, fiscales y laborales que, si se ignoran o se ejecutan incorrectamente, pueden resultar en fuertes multas, demandas judiciales e incluso problemas migratorios. El sistema regulatorio estadounidense distribuye responsabilidades entre agencias federales, estatales y, en algunos casos, municipales, lo que exige atención a múltiples capas de cumplimiento simultáneamente.
EIN: El Primer Paso
Antes de contratar a cualquier empleado, la empresa necesita un EIN (Employer Identification Number), el número de identificación de empleador emitido por el IRS (Internal Revenue Service). El EIN es esencial para declarar impuestos, registrarse en agencias estatales, abrir cuentas bancarias empresariales y procesar la nómina. La solicitud puede hacerse gratuitamente en el sitio web del IRS, y el número se emite de inmediato para empresas con dirección en EE.UU.
Formulario I-9 y Elegibilidad
El Formulario I-9 (Employment Eligibility Verification) es una de las obligaciones más sensibles y fiscalizadas para empleadores en Estados Unidos. Todo empleado contratado debe completar la Sección 1 en su primer día de trabajo o antes. El empleador debe examinar documentos originales que comprueben identidad y autorización para trabajar, como pasaporte estadounidense, green card o una combinación de licencia de conducir con tarjeta de autorización de empleo, y completar la Sección 2 dentro de los tres días hábiles posteriores al inicio del trabajo.
Los formularios I-9 completados deben mantenerse archivados de forma segura por la empresa durante tres años después de la fecha de contratación o un año después del término de la relación laboral, lo que ocurra más tarde. No se envían al gobierno, pero deben estar disponibles para inspección por agentes del ICE o del DOL en un plazo de hasta tres días hábiles tras la solicitud. Fallas en el proceso de verificación pueden resultar en multas que varían de cientos a miles de dólares por infracción.
Retención de Impuestos: W-4
Cada empleado debe completar el Formulario W-4 al momento de la contratación, indicando sus preferencias de retención de impuesto sobre la renta federal. Con base en la información del W-4, el empleador calcula y retiene el monto adecuado de cada cheque de pago, transfiriendo esos montos al gobierno en los plazos establecidos. La responsabilidad por la retención correcta y el traspaso puntual recae íntegramente en el empleador, y los errores en este proceso pueden generar penalizaciones del IRS.
Impuestos FICA y Payroll
Además del impuesto sobre la renta, el empleador es responsable de los impuestos FICA (Federal Insurance Contributions Act), que financian el Social Security y el Medicare. En 2026, las tasas permanecen en 6,2% para el Social Security y 1,45% para el Medicare, tanto para la parte del empleado como para la del empleador, totalizando 15,3% sobre cada salario. El tope salarial para la contribución al Social Security en 2026 es de US$ 184.500; por encima de ese valor, solo el Medicare sigue siendo cobrado. Para empleados con remuneración superior a US$ 200.000 anuales, se aplica además un recargo adicional de 0,9% de Medicare.
Dada la complejidad de los cálculos, plazos de recaudación y declaraciones periódicas, la gran mayoría de las pequeñas empresas en EE.UU. utiliza un servicio de nómina tercerizado. Estos servicios automatizan el cálculo de impuestos, emiten cheques de pago, generan formularios fiscales como W-2 y 941, y garantizan el cumplimiento de las normas federales y estatales.
Registro Estatal
Además de las obligaciones federales, el empleador debe registrarse en las agencias del estado donde opera. Esto incluye el registro para el SUTA (State Unemployment Tax Act), el impuesto estatal de seguro de desempleo, y el registro para la retención de impuesto sobre la renta estatal, cuando corresponda. Cada estado tiene sus propias tasas, plazos y formularios, lo que puede aumentar significativamente la carga administrativa para empresas que operan en múltiples estados.
Workers’ Compensation
En casi la totalidad de los estados estadounidenses, es obligatorio que el empleador mantenga un seguro de workers’ compensation (compensación de trabajadores). Este seguro cubre gastos médicos y salarios perdidos en caso de accidentes o enfermedades relacionadas con el trabajo. Texas es el único estado que hace que esta cobertura sea completamente opcional para empleadores privados, aunque incluso allí la ausencia del seguro expone al empleador a demandas civiles sin las protecciones legales tradicionales. En la mayoría de los estados, la obligatoriedad se activa a partir del primer empleado contratado.
W-2 versus 1099
Una de las trampas más peligrosas para emprendedores en EE.UU. es la clasificación incorrecta de trabajadores. Un empleado W-2 es alguien sobre quien la empresa ejerce control sobre lo que se hará y cómo se hará. Para estos trabajadores, el empleador debe retener impuestos, pagar FICA y cumplir todas las obligaciones laborales. Un contratista independiente 1099 opera de forma autónoma, define sus propios métodos y horarios, y es responsable de sus propios impuestos.
Clasificar incorrectamente a un empleado como contratista independiente puede resultar en penalizaciones severas del IRS, cobro retroactivo de impuestos no retenidos, multas del DOL y demandas laborales. El IRS y los tribunales utilizan pruebas multifactoriales para determinar la naturaleza real de la relación. El título dado al trabajador en el contrato es irrelevante si las condiciones prácticas indican vínculo laboral.
Seguro de Salud y ACA
La obligatoriedad de ofrecer seguro de salud a los empleados depende del tamaño de la empresa. Bajo el Affordable Care Act (ACA), las empresas clasificadas como Applicable Large Employer (ALE), con 50 o más empleados equivalentes a tiempo completo, están obligadas a ofrecer cobertura de salud al menos al 95% de sus empleados full-time y dependientes hasta los 26 años. Para el año fiscal 2026, la penalización por no ofrecer cobertura puede llegar a US$ 3.340 por empleado aplicable.
Las empresas con menos de 50 empleados no están obligadas por el ACA a ofrecer seguro de salud, pero muchas optan por hacerlo como estrategia de atracción y retención de talentos. El salario mínimo federal permanece en US$ 7,25 por hora desde 2009, pero la mayoría de los estados aplica salarios mínimos significativamente más altos, con 79 jurisdicciones ya alcanzando o superando los US$ 15 por hora en 2026.
Tags
Victoria Harper
Editor en jefe
Como periodista y editora líder en Visto n’ Visa, Victoria contribuyó para que los temas de inmigración sean abordados de forma clara, confiável y fácil de entender. Su foco es ofrecer contenido útil, humano y relevante para personas que exploran nuevos caminos en el exterior.
